Importancia de la documentación de los Sistemas de Información

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Importancia de la documentación de los sistemas de información
La documentación del sistema de información es un elemento fundamental, porque proporciona entendimiento a quien lo vaya a usar para mantenerlo, base para auditorias y para enseñar a los usuarios que hace, como lo hace y como interactuar con él, y a los operadores y administradores como hacerlo funcionar.
Un sistema de información bien afinado es imprescindible hoy en día para la competitividad de una empresa, e incluso para su propia supervivencia. Los sistemas de información no solamente pueden contribuir decisivamente a la eficacia y eficiencia de las operaciones diarias sino también a facilitar un entorno de trabajo adecuado.

Sin embargo uno de los aspectos en las que muchas empresas tiene una asignatura pendiente es la documentación de los sistemas de la información, y no es un hecho exclusivo del área de TI, sino más bien es un tema generalizado, donde las empresas dependen de diversas personas claves para el funcionamiento del negocio. Y es precisamente la ausencia de esta persona la que origina una baja de la productividad, por la sencilla razón que por lo general no existen procedimientos escritos y actualizados de cómo funciona cada uno de los sistemas de la empresa y como están integrados.
La tarea de documentar los sistemas y ponerlos por escrito para la posteridad muchas veces se olvida entre tanta euforia y estrés del trabajo. Se deja para el mañana que nunca llega.
La documentación es una parte esencial para cualquier organización y la magnitud del contenido puede variar en dependencia del tamaño de la organización, tipo de actividad, complejidad e interacción de los procesos y la competencia del personal.

La elaboración de la documentación no debe ser un fin en sí, sino una actividad que añada valor. Por ello la documentación de los sistemas de información es un aspecto sumamente importante, aunque mucha gente se muestre en desacuerdo basándose principalmente en los costos en que se incurre para su construcción y en el mayor plazo para la entrega. Justificaciones sin sustentar en la realidad, ya que el mayor costo en que se incurre para documentar se recupera con creces en el futuro, especialmente cuando hay que enfrentar un problema, se tenga que efectuar mantenimientos correctivos o se necesite incorporar nuevas funcionalidades al sistema de información.

Beneficios
  • Constituye el respaldo formal del sistema.
  • Facilita el conocimiento, interpretación y comprensión del sistema.
  • Provee los antecedentes que permiten conocer como se ha diseñado, que hace y como está operando, que procesos apoya y a quienes brinda información.
  • Sirve de base para auditorias y control interno del sistema.
  • Elimina los riesgos de dependencia con respecto al personal.
  • Es un elemento fundamental de capacitación para los usuarios del sistema y facilita la comunicación.
  • Provee antecedentes esenciales, concretos y permanentes para evaluar modificaciones a su funcionamiento y/o para decidir la sustitución de los mismos.
  • Aumenta la seguridad y eficiencia en el mantenimiento de los sistemas y reduce su costo.
  • Es un elemento integrador que permite la apreciación unitaria y conjunta del sistema.

Nota
Es importante tener presente que la documentación del sistema de información es el conjunto de información relacionada con el sistema que explica las características técnicas, las funcionalidades, el alcance, la parte lógica, los diversos diagramas y como debe usarse el sistema. Pero además debe de reunir algunas características mínimas que asegure su calidad:

  • Ser aprobado por las personas responsables antes de ser emitido.
  • Estar disponible cuando se requiera.
  • Debe ser revisado y actualizado durante las modificaciones y/o mejoras del sistema.
  • Finalmente, debe estar vigente para su utilización y así evitar documentos obsoletos que puedan inducir a confusiones.

Ver
Formato de Definición de Sistema de Información basado en la Metodología MÉTRICA versión 3.

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Carlos Verano Arrojo

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Consultor en Tecnologías de la Información, especializado en Innovación Tecnológica, Estrategia e Integración TI, Arquitectura Empresarial y Efectividad TI con énfasis en Gerencia de Proyectos, Mejora de Procesos de Negocio, Seguridad de la Información, Diseño y Desarrollo de Software con amplia experiencia en Implementación y Consultoría TI.

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